CONDIZIONI DI PARTECIPAZIONE ALLA MANIFESTAZIONE

1) AVVERTENZA PRELIMINARE

Per “Comitato Bismantova Cos&Play” o “L’Organizzatore” si intendono indiscriminatamente:
La Gilda dei Bardi APS
Centro Commerciale Naturale
La Segreteria Organizzativa è disponibile via e-mail: info@bismantovacosplay.it

2) DISPOSIZIONI GENERALI

2.A) Data svolgimento, sede ed orario della Manifestazione

La Manifestazione avrà luogo dal 03/07/2020 al 05/07/2020 a Castelnovo ne’ Monti, con orario:
– Venerdì: 03/07/2020 dalle ore 16.00 alle ore 22.00
– Sabato 04/07/2020 dalle ore 10.00 alle ore 22.00;
– Domenica 05/07/2020 dalle ore 10.00 alle ore 20.00.
Nei sopracitati orari i visitatori potranno visitare la Manifestazione gratuitamente.
Gli Espositori potranno accedere agli stand a partire dalle ore 08.00 di venerdì e dalle ore 07.00 di sabato e domenica.
L’Organizzatore si riserva il diritto incondizionato di modificare le date e gli orari di apertura e di chiusura della Manifestazione.

2.B) Disponibilità degli stand – consegna

Gli stand/spazi saranno messi a disposizione degli Espositori e/o Allestitori a partire dal giorno 03/07/2020 ore 08.00 (salvo deroghe dietro presentazione di apposita richiesta) e dovranno essere completati entro le ore 16.00 del giorno 03/07/2020 (salvo deroghe dietro presentazione di apposita richiesta), in difetto di ciò il contratto potrà essere risolto per inadempienza del partecipante secondo le modalità riportate nell’art. 3F.

2.C) Accesso all’area durante il periodo di allestimento degli stand

La sosta nelle adiacenze dell’area si dovrà limitare al tempo strettamente necessario alle operazioni di scarico e carico di merci ed attrezzature.

2.D) Allontanamento delle merci e dei materiali degli allestimenti. Riconsegna degli stand

L’accesso all’area per l’allontanamento delle merci e degli allestimenti sarà il seguente: 05/07/2020 dalle ore 20.30 alle ore 24.00. In difetto, vi sarà provveduto d’ufficio considerando quanto rimasto sullo stand come materiale di rifiuto da avviare alle discariche pubbliche e l’Espositore sarà tenuto al rimborso di tutte le spese dirette ed indirette sostenute per lo sgombero e la rimozione e/o immagazzinamento (fino a un massimo di 10gg), oltre che ad una penale di € 200,00 più IVA, al giorno e fatti salvi eventuali rimborsi per maggiori danni.
L’Espositore assume a proprio esclusivo carico ogni responsabilità in ordine ai danni o furti che dovessero verificarsi sia durante lo svolgimento della Manifestazione che durante l’allestimento ed il disallestimento .
L’Organizzatore non si assume nessuna responsabilità per le merci, i materiali e quant’altro lasciato senza sorveglianza dagli Espositori nell’area.

2.E) – Sorveglianza contro i furti – Responsabilità per furti e danni – Assicurazioni.

Durante l’orario di apertura dell’area l’Espositore dovrà vigilare il proprio stand direttamente o attraverso proprio personale. L’Organizzatore è esonerato da ogni e qualsiasi responsabilità in ordine afurti e/o danni che dovessero verificarsi nei confronti dell’Espositore.

3) CONDIZIONI GENERALI DI PARTECIPAZIONE

3.A) Ammissione alla Manifestazione

Possono essere ammessi come Espositori:
– Le aziende italiane o estere (se consentito)che espongano i propri prodotti o servizi rientranti nei settori merceologici compresi nella Manifestazione. Qualora le aziende produttrici non intervengano alla Manifestazione, potranno essere ammessi i loro concessionari, agenti o rappresentanti esclusivi o generali.
– Le Associazioni di categoria, gli Enti pubblici e gli Organismi che istituzionalmente svolgono azione di
promozione, studio, informazioni e divulgazione nei settori interessati alla manifestazione.
– L’Organizzatore si riserva la facoltà di ammettere alla Manifestazione anche Aziende, Enti ed Organismi non previsti nei precedenti paragrafi, nonché di escludere dalla esposizione determinati servizi, prodotti o campioni e di vietare la presentazione di prodotti, campioni o servizi della stessa azienda in più stand dello stesso settore merceologico.

3.B) Partecipazione alla Manifestazione

La presentazione della domanda di partecipazione, comporta l’accettazione delle Condizioni di partecipazione alla Manifestazione e del Regolamento di Sicurezza e di ogni altra norma relativa all’organizzazione ed al funzionamento della Manifestazione.
Il richiedente è tenuto a fornire ogni altra documentazione che dovesse essergli richiesta per decidere sull’accoglimento della domanda e per accertare, in qualsiasi momento, il rispetto delle condizioni di partecipazione alla Manifestazione.
Le domande devono essere inviatate all’Organizzatore, attraverso il modulo Online sul sito, preferibilmente entro il 30/05/2020.
L’Organizzatore si obbliga a motivare l’eventuale rifiuto dell’ammissione alla Manifestazione qualora il soggetto ne facesse richiesta.
In caso di compartecipazione collettiva, il richiedente dovrà darne tempestiva comunicazione.

3.C) Quota di Iscrizione e Deposito Cauzionale

Dopo l’approvazione dell’Organizzatore, al richiedente sarà richiesto il pagamento dell’acconto sulla quota di partecipazione, pari al 30% dell’importo dovuto a comunque non inferiore alla Quota di iscrizione. Il Pagamento è funzionale al perfezionamento della richiesta di Partecipazione.

3.D) Termini e Modalità di Pagamento

Il pagamento dei corrispettivi dovuti per la partecipazione alla Manifestazione dovrà essere effettuato nei tempi e nei modi previsti dalla domanda di adesione.
Il richiedente, dovrà procedere al pagamento di quanto dovuto entro il 10/06/2020 ed in ogni caso prima dell’inaugurazione del Manifestazione. In mancanza l’Organizzatore potrà considerare risolto il contratto per l’inadempienza del partecipante, senza necessità di diffida o di pronuncia del Giudice; in tal caso ne darà formale comunicazione all’interessato, e oltre ad essere svincolato da ogni impegno (poter disporre dello stand assegnandolo ad altri richiedenti) avrà diritto all’ integrale pagamento a titolo di penale del canone di partecipazione, nonché di ogni altro corrispettivo contrattuale, detratto quanto già eventualmente percepito per tali titoli e fatto salvo ogni suo diritto al risarcimento degli
eventuali maggiori danni.

3.E) Assegnazione degli Stand

L’assegnazione degli stand è di esclusiva e discrezionale competenza dell’Organizzatore.
Eventuali indicazioni o richieste particolari formulate dall’Espositore si intendono puramente indicative, non possono vincolare o condizionare la domanda di adesione e quindi si considerano come non apposte.
Inoltre l’Organizzatore avrà la facoltà di spostare, ridurre lo stand già assegnato ovvero trasferirlo in altra zona espositiva, senza alcun diritto del partecipante ad indennizzo o a risarcimento di sorta.

3.F) Facoltà di Recesso

In caso di recesso per provata impossibilità, l’Espositore può chiedere mediante comunicazione scritta, entro e non oltre 15 giorni antecedenti alla data di inizio della manifestazione, lo scioglimento dell’impegno assunto. In tal caso, come penale, l’Organizzatore tratterrà l’acconto versato in fase di iscrizione, pari al 30% dell’importo dovuto a comunque non inferiore alla Quota di iscrizione.
Per le rinunce notificate oltre tale termine, l’Espositore deve versare come penale l’intera quota di partecipazione dell’area espositiva più i diritti di iscrizione oltre l’I.V.A.
L’Organizzatore potrà comunque disporre dello stand, anche assegnandolo ad altri Espositori. Sulla valutazione delle cause che impediscono alla ditta di partecipare, giudicherà l’Organizzatore.
Se la comunicazione di recesso non verrà addirittura data e l’Espositore non appronterà il proprio stand, egli sarà considerato inadempiente a tutti gli effetti e sarà tenuto, oltre che al pagamento della quota di partecipazione, anche al rimborso dei danni diretti ed indiretti subiti dall’Organizzatore.
Pure in questa ipotesi l’Organizzatore potrà comunque disporre dello stand anche assegnandolo ad altri Espositori.
L’Organizzatore potrà recedere a propria discrezione dal contratto di partecipazione sino a due settimane prima della data di apertura del salone e, per motivi attinenti alla organizzazione della rassegna ed al suo regolare svolgimento, sino al giorno di apertura.
In tale ipotesi l’Organizzatore non sarà tenuto ad indennizzo o risarcimento di sorta, ma dovrà restituire la tassa di iscrizione e la quota di partecipazione eventualmente già incassate.

4) ALLESTIMENTI E DIVIETI

4.A) Definizione del tipo di allestimento e procedure di approvazione

Gli allestimenti degli stand, indipendentemente dalla loro superficie, sono classificati in:
– Allestimenti STANDARD
– Allestimenti FUORI STANDARD
Sono considerati FUORI STANDARD gli allestimenti che presentino anche una sola delle seguenti caratteristiche:
– Dotazione di strutture tralicciate tipo “Americane”
– Dotazione di soppalco con locali al primo livello, anche se interdetto al pubblico
E’ fatto obbligo all’Espositore che intendesse proporre un allestimento avente anche una sola delle caratteristiche elencate precedentemente, di presentare in tempo utile per l’eventuale approvazione, il progetto dell’allestimento fuori standard all’Organizzatore.
Per gli allestimenti fuori standard è obbligatorio il collaudo statico che dovrà essere eseguito da tecnico abilitato.
L’Organizzatore si riserva il diritto di non consentire il montaggio degli allestimenti fuori standard che non siano stati preventivamente approvati.
La realizzazione di strutture tralicciate (tipo “americane”) di particolare complessità* nonché dei soppalchi, è comunque subordinata alla consegna all’Organizzatore del progetto della struttura, a firma di tecnico abilitato, corredato da relazione di calcolo comprendente le condizioni di carico che si avranno nelle fasi di montaggio e smontaggio, in base alla metodologia di costruzione prevista, nonché di certificato di corretto montaggio, a fine lavori, a firma di tecnico abilitato.

4.B) Allestimento degli stand

L’Espositore dovrà contenere il proprio allestimento entro la superficie assegnatagli, individuabile o mediante pareti divisorie, o righe a vernice, o nastri adesivi, ove non esistano altri elementi di riferimento. L’allestimento non dovrà superare il piano ideale passante per l’asse mediano delle piastre collocate ai limiti dello stand.
Le pareti vetrate a diretto contatto con il pubblico devono essere conformi alle normative vigenti ed alle norme UNI.
E’ fatto divieto di costruire pedane accessibili che superino l’altezza di metri 0,70 dal pavimento.
Ogni responsabilità in ordine alla statica e alla conformità dei materiali di allestimento alla normativa antincendio attualmente in vigore è esclusivamente a carico dell’Espositore, il quale esonera espressamente L’Organizzatore per i danni anche derivanti da difetti di progettazione e di costruzione, compresi anche i dimensionamenti desunti dai disegni particolareggiati delle superfici occupate.

4.C ) Divieti

Agli Espositori è vietato, in particolare:
– Collocare oggetti in sporgenza dai posteggi e tassativamente non si possono ingombrare le corsie di
passaggio e le uscite di sicurezza con materiali vari;
– Applicare carichi o appoggiare materiale alle strutture dei padiglioni, alle pareti, alle palificazioni per illuminazione, ecc;
– Attaccare o appendere alle suddette componenti manifesti, cavi, pannelli, stendardi, adesivi;
– Per il fissaggio al pavimento di moquette o materiali similari è fatto assoluto divieto di utilizzare nastri biadesivi a forte aderenza e con supporto interno cartaceo o di debole consistenza;
– Danneggiare le attrezzature di proprietà e le strutture dei padiglioni;
– Introdurre nella sede fieristica materiali esplosivi, detonanti, asfissianti o comunque pericolosi nonché introdurre od usare bombole di gas compressi o liquefatti ed innalzare palloni aerostatici;
– L’uso di fiamme libere (candele, camini, t-light, ecc)
L’Espositore assume a suo esclusivo carico la responsabilità civile e penale per eventuali danni causati dalla inosservanza o dalla violazione delle norme vigenti e di tutte le prescrizioni riportate nel presente Regolamento e nel Fascicolo Sicurezza, obbligandosi inoltre a tenere sollevato l’Organizzatore da eventuali richieste risarcitorie avanzate da terzi.
L’Espositore dovrà informare il proprio personale e le aziende per esso operante nell’area circa le prescrizioni e i divieti del presente Regolamento e nel Fascicolo Sicurezza circa le condizioni generali di partecipazione alla Manifestazione.
L’inosservanza delle presenti norme e di quelle in materia riportate dalle condizioni generali di partecipazione dà diritto all’Organizzatore a prendere provvedimenti cautelativi nei confronti della ditta, ad esempio, con posizione antincendio irregolare, che potranno comportare, nel caso venissero adottate delle misure integrative delle condizioni globali di sicurezza, l’addebito delle corrispondenti spese che preventivamente vengono valutate non inferiori a € 300,00/modulo più IVA o alla ingiunzione di smobilitazione parziale o totale dello stand e la dichiarazione di non agibilità dello stand stesso.

4.D) Permessi, obblighi e divieti particolari

Agli Espositori é consentita l’attività di vendita al minuto con consegna immediata e sul posto della merce e oggetti esposti e l’esposizione dei relativi prezzi.
In particolare agli Espositori é vietata:
– Ogni iniziativa spettacolare o di intrattenimento, di qualsiasi tipo, natura e caratteristiche, ancorché limitata all’ interno dello stand o finalizzata alla presentazione dei prodotti senza la preventiva autorizzazione da parte dell’Organizzatore.
– La cessione e lo scambio anche parziale dello stand.
– L’esposizione di prodotti in contrasto con la destinazione merceologica dello stand, quale appare dalla domanda di adesione.
– L’esposizione di cartelli o campioni anche semplicemente indicativi, per conto di ditte non elencate
nella domanda di partecipazione e non rappresentate.
– Coprire o mascherare gli oggetti esposti durante l’orario di apertura al pubblico abbandonare nell’area parti di allestimenti, moquette e qualsiasi altro materiale residuo.
– Provocare molestia o turbativa, sotto qualsiasi forma, al regolare svolgimento della Manifestazione, pena l’immediata esclusione dall’area.
– Permanere negli spazi espositivi e nell’intero quartiere fieristico da parte degli Espositori o loro incaricati o clienti negli orari di chiusura della Manifestazione, senza speciale autorizzazione
– Iniziare operazioni di disallestimento prima della chiusura della Manifestazione
– Fumare all’interno dei padiglioni espositivi (L. 16 gennaio 2003, n. 3 G.U. n. 300 del 23 dicembre 2004 art. 51).
I divieti di carattere tecnico, emanati per motivi di sicurezza per le persone e le cose, nonché al fine di
impedire la manomissione dei beni mobili ed immobili dell’area e le prescrizioni relative, contenuti nel Regolamento di Manifestazione e Regolamento Sicurezza, si intendono facenti parte delle presenti condizioni generali di contratto, e l’Espositore si impegna ad osservarli strettamente.
L’Espositore è tenuto a:
– regolare con le prescrizioni in materia previdenziale, infortunistica e del lavoro in genere sé stesso e i terzi per suo conto operanti nel quartiere fieristico.
– Attenersi alla vigente normativa fiscale in materia di attività commerciale.
Eventuali deroghe potranno essere rilasciate, esclusivamente per iscritto, dall’Organizzatore.

5) SERVIZI GENERALI

5.A) Impianti

L’Organizzatore attraverso la propria Segreteria di Manifestazione, è a disposizione degli Espositori per fornire tutti i ragguagli tecnici sui servizi generali predisposti nell’ambito dell’area.
Nei limiti degli impianti a propria disposizione, L’Organizzatore può provvedere all’erogazione ai singoli stand di energia elettrica fino a 1,5Kw.
Per quando riguarda:
– Impianti Elettrici oltre i 1,5Kw
– Servizio Connessione Internet WiFi
Si specifica che il relativo impianto dovrà essere richiesto con l’impiego dell’apposito modulo, nel quale sono indicate le condizioni del servizio stesso, le tariffe e le specifiche operative. L’allacciamento alla rete potrà essere effettuato solo da personale delle ditte incaricate dall’Organizzatore, che ne individuerà il punto di fornitura a suo insindacabile giudizio.

6) SERVIZI SPECIALI

6.A) Tessere ingresso per Espositori

All’Espositore verranno rilasciate, gratuitamente, tessere di identificazione nelle quantità richieste salvo diversa valutazione da parte dell’Organizzatore.
L’Espositore è responsabile del corretto uso di questi documenti e del comportamento di quanti li utilizzino.

6.B) Parcheggio Espositori

L’area non dispone di parcheggi assegnati agli Espositori. 
L’Organizzatore è esonerato da ogni responsabilità di custodia del veicolo e non saranno responsabili per danni e furti di ogni genere.

6.C) Catalogo

Non viene redatto alcun catalogo della manifestazione, ma una piantina dell’area espositiva con l’elenco in ordine alfabeto degli Espositori e l’indicazione della loro collocazione in Fiera.

6.D) Trasmissioni sonore, pagamenti diritti d’autore

Agli Espositori è vietato riprodurre musica e suoni tali da arrecare disturbo agli altri Espositori e visitatori, con particolare attenzione alle normative sull’inquinamento acustico (limite massimo consentito dalla Legge) e non esime altresì dall’obbligo di adempiere, a propria cura e spese, a quanto previsto dalle leggi vigenti in materia di diritti d’autore. Qualora l’Espositore non si attenesse a queste disposizioni, L’Organizzatore, a suo insindacabile giudizio, prenderà misure tali affinché le stesse vengano rispettate.

7) DISPOSIZIONI PARTICOLARI

7.A) Riprese fotografiche e cinematografiche

L’Organizzatore si riserva il diritto di riprendere, riprodurre, diffondere e autorizzare la ripresa, la riproduzione e la diffusione di vedute di insieme e di dettaglio interne ed esterne, consentendone od effettuandone anche la vendita.

7.B) Accesso con cani ed animali

L’ingresso a cani ed animali è consentito nel rispetto della normativa vigente. In particolare il proprietario, o il detentore, di un cane sono tenuti ad adottare le seguenti misure di sicurezza:
– Utilizzare sempre il guinzaglio ad una misura non superiore a 1,50 mt durante la conduzione dell’animale nei luoghi aperti al pubblico;
– Utilizzare sempre una museruola, rigida o morbida, da applicare al cane in caso di rischio per l’incolumità di persone o animali o su richiesta delle Autorità competenti.

7.C) Divieto di offerte e oblazioni

All’interno del perimetro del Quartiere Fieristico è fatto divieto assoluto a chiunque di promuovere questue, propaganda politica, religiosa e di parte e svolgere comunque attività non attinenti alle finalità della Manifestazione.

7.D) Stampati informativi e pianta d’orientamento

L’Organizzatore si riserva di provvedere, senza alcuna propria responsabilità per eventuali omissioni od errori, alla diffusione di informazioni, contenute nella domanda di partecipazione, sugli Espositori e sui prodotti e/o servizi esposti, utilizzando le tecniche di comunicazione (stampati od altro) che riterrà più
idonei. I dati riportati saranno riferiti alle adesioni pervenute ed accettate sino a 30 giorni prima della data di apertura della Manifestazione.
Tutto ciò non pregiudica il diritto di modificare l’assegnazione degli spazi.

7.E) Apparecchiature Radioelettriche

Gli operatori che intendano avvalersi di apparecchiature radioelettriche (ricetrasmettitori, radiomicrofoni, radiocamere, ecc.) hanno l’obbligo di utilizzare apparati conformi alla normativa (direttiva 99/05 CE – marchio CE) e di dotarsi della opportuna autorizzazione (Codice Comunicazioni Elettroniche art. 107), qualora fosse necessaria, nonché operare nelle bande radio consentite.

8) RINVIO, RIDUZIONE, SOPPRESSIONE DELLA MANIFESTAZIONE

È facoltà discrezionale ed insindacabile dell’Organizzatore apportare modifiche alle date di svolgimento della Manifestazione, senza che per ciò l’Espositore possa recedere o comunque sciogliere il contratto e liberarsi degli impegni assunti.
Inoltre l’Organizzatore potrà ridurre la Manifestazione, ovvero sopprimerla in tutto od in alcuni suoi settori, senza con ciò essere tenuto alla corresponsione di indennizzi, penali o danni di sorta. In tali casi l’Organizzatore dovrà dare comunicazione delle modifiche attuate mediante comunicazione scritta (lettera raccomandata o mail) da inoltrarsi almeno 20 giorni prima della data prevista per l’inizio della Manifestazione.

9) DISPOSIZIONI DI CARATTERE GENERALE – NORME LEGISLATIVE APPLICABILI – GIURISDIZIONE ITALIANA E FORO TERRITORIALMENTE COMPETENTE

È fatto obbligo all’ Espositore di attenersi alle prescrizioni che la Guardia di Finanza, le Autorità di Pubblica Sicurezza e quelle preposte alla prevenzione antincendio, alla prevenzione antinfortunistica ed alla vigilanza sui locali aperti al pubblico dovessero emanare nei confronti dell’Organizzatore.
L’ Espositore ed i terzi per suo conto operanti nell’area debbono utilizzare personale con rapporto di lavoro, subordinato od autonomo, rispondente ai requisiti delle vigenti leggi (in materia previdenziale, assicurativa, fiscale ecc. ).
Il rapporto tra l’Organizzatore, l’ Espositore e gli eventuali terzi é regolamentato esclusivamente dalle leggi italiane.

10) MODIFICHE AL PRESENTE REGOLAMENTO

Ogni eventuale disposizione legislativa o regolamentare che dovesse modificare la normativa del presente regolamento si intenderà automaticamente ed immediatamente applicabile ancorché il regolamento non sia stato modificato o variato su tali punti.
Inoltre è facoltà dell’Organizzatore adottare in qualsiasi momento i provvedimenti che più riterrà opportuni e che l’Espositore dovrà immediatamente applicare, in tema di prevenzione incendi, igiene del lavoro, prevenzione infortuni e danni, incolumità dei partecipanti e dei visitatori.
Questi ultimi provvedimenti potranno essere portati a conoscenza degli Espositori con qualsiasi mezzo e prevarranno sulle disposizioni generali in precedenza adottate.

11) SANZIONI

L’inosservanza degli obblighi stabiliti nel presente regolamento potrà comportare l’immediato allontanamento dall’area delle persone responsabili, nonché – se trattasi di Espositori e loro collaboratori – la chiusura temporanea o definitiva dello stand.

12) TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Ai sensi del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali (REG. UE 679/2016) e del D. Ls. N. 196/2003 si informa che: Il trattamento dei suoi dati è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti fondamentali; I dati richiesti nel presente modulo sono richiesti per rapporti pre-contrattuali e contrattuali e sono trattati per obbligo di legge; il trattamento è effettuato con strumenti cartacei e informatici; il rifiuto alla fornitura dei dati comporta la mancata prosecuzione del rapporto; il titolare del trattamento è l’emittente del presente documento “Comitato Bismantova Cos&Play”; in nessun caso rivendiamo i suoi dati personali a terzi, né li utilizziamo per finalità non dichiarate; in ogni momento potrà esercitare i suoi diritti e richiedere la cancellazione dei suoi dati dai nostri archivi ai sensi dell’art 7 del D. Lgs. 196/2003 scrivendo a bismantova.cos.play@gmail.com